Elimine el trabajo que aporta poco o nada

En el pasado, los expertos en gestión del tiempo recomendaban dividir el trabajo en tareas A, tareas B y tareas C. La idea consistía en abordar primero las de tipo A, luego las B y después, cuando se pueda llegar a ellas, las tareas C. Si cambiaran las prioridades, sólo había que ajustar el orden de las A, las B y las C. Abordar todos los aspectos de un trabajo parecía posible entonces, solo había que seguir  de seguirse unas reglas básicas de la gestión del tiempo.

Esa forma de pensar se extinguió durante la recesión de 2007-2009. Entre enero de 2008 y febrero de 2010, se perdieron 8,8 millones de empleos en Estados Unidos. Aunque desaparecieron los puestos, gran parte del trabajo no. Los profesores acabaron con más niños por sala; los ejecutivos de atención al cliente acabaron con más llamadas; y los Jefes acabaron con mucha más gente a la que gestionar al fusionarse equipos distintos. Sin importar la actividad, todo el mundo acabó con más trabajo. Y aunque se han logrado mejoras reales en la productividad desde entonces, los días de las tareas A, B y C se han acabado. Trabajo agobiante y excesivo es la nueva norma.

Por  tanto, realmente es una cuestión profesional de vida o muerte eliminar el trabajo de bajo valor, las tareas que significan poco o nada para los clientes y compañeros. Adopte un enfoque activo. Diseñe un nuevo puesto ejecutable para sí mismo. Aquí explicamos cuándo hacerlo:

• Al empezar un trabajo nuevo dispondrá de una perspectiva fresca sobre lo que ha de hacerse y podrá identificar el trabajo de bajo valor añadido con más facilidad. Examine todo lo que tiene entre manos. Proponga objetivos a tres meses a su Jefe, elimine tantas tareas inútiles como pueda.
• Al aumentar la responsabilidad de lo que ya hace tendrá una oportunidad para reestructurar su trabajo y presentar su plan. Ofrézcale opciones a su Jefe: «¿Debería liderar este grupo de trabajo teniendo en cuenta que implicará el 20% de mi tiempo o debería…?»
• Cuando se haga una reestructuración evite asumir demasiado trabajo. La gente suele creer que no puede decir que no a menos que que quieran ser el próximo despedido. Pero en realidad, tras una reestructuración los supervivientes resultan críticos para el éxito futuro de la organización, por lo que si usted se ofrece a reestructurar su propio trabajo, seguramente se le valore positivamente.
• Cuando haya hecho algo increíble y todos lo estén celebrando representa un momento estupendo para pedir algo. Pida ayuda a para reducir su trabajo de bajo valor a los superiores o los gurús informáticos de su empresa.

Y ahora explicamos cómo hacerlo:

• Expúlselo por votación. Un inteligente interventor financiero llevaba años generando informes mensuales que nadie leía. Envió una lista de ellos y pidió votos para los tres o cuatro más importantes. Dejó de generar los que nadie pidió. Otro enfoque consiste en preguntar a sus clientes si puede no hacer algo, de la misma manera que los cajeros ahora preguntan a la gente si realmente quiere su recibo. La idea consiste sencillamente en dejar de hacer algo que no aporta valor, pero confirmándolo por adelantado para evitar consecuencias negativas.
• Automatícelo. Si tiene un valor bajo, resultará fácil de automatizar. Encuentre un amigo en su departamento de informática que le ayude a hacerlo. Tanto si hablamos de programar, reconocer o hacer arreglos estándares, probablemente existen aplicaciones que podrá emplear. Simplemente averigüe qué es lo que quiere hacer, y encuentre a alguien que le ayude a hacerlo.
• Escriba sus propias reglas. Limite lo que va a hacer y entonces asegúrese de que la gente conozca sus reglas. Un profesor decidió proporcionar cartas de referencia sólo a sus consejeros o alumnos de seminario, y se lo anunció a todos sus alumnos durante la clase. Le ahorró horas de tiempo.
• Cada semana, bloquee el mismo tiempo para usted durante horas de trabajo. Use ese tiempo para averiguar cómo librarse del trabajo de bajo valor. Con tan sólo una hora puede generar impacto. Escoja un horario y respételo. Cierre la puerta, si tiene una, o búsquese una sala de reuniones. Puede que lleve un tiempo a la gente aprender a no interrumpirle durante ese período, pero si usted sigue tranquilamente en sus trece, cuajará. O adopte el enfoque del pediatra y establezca un horario para atender llamadas telefónicas. Haga a la gente saber cuándo estará disponible para interrupciones de todo tipo, y cuándo no.

Rediseñe su propio empleo. Es su trabajo, después de todo. Haga que funcione para usted. Y deje de ocuparse de esas tareas de bajo valor.

Oscar Castro Rosso – Market Global (Fuente: Priscilla Claman es la presidenta de Career Strategies, Inc., una empresa radicada en Boston (EEUU) que ofrece servicios de ‘coaching’ profesional a individuos y servicios de gestión de carreras a organizaciones. También es una colaboradora de la guía HBR para conseguir el trabajo correcto (‘HBR Guide to Getting the Right Job’).