Dejar de hacer las cosas que no dan resultados es una de las maneras de aumentar tu productividad en la organización.

Las personas productivas son de gran utilidad para las empresas y no necesariamente son las que más trabajan, sino las que mejores resultados dan a la organización.

Dejar de hacer las cosas que no dan resultados es una de las maneras de aumentar tu productividad en la organización. Puedes identificarlas fácilmente haciendo un ejercicio de introspección.

Cuando te enfocas en las actividades más importantes, puedes conseguir mejores resultados, los métodos son distintos, por ejemplo, Albert Einstein se dedicó por completo a su teoría de la relatividad durante tres años, sin que cualquier cosa lo distrajera, ese fue su mecanismo para alcanzar resultados.

En realidad, no es necesario pasar tres años trabajando en un proyecto en particular para tener resultados, se trata de una cuestión de enfoque en la actividad que realizas.

1. 20% de esfuerzo da 80% de resultados

El principio de Pareto, también es conocido como la regla 80/20. Afirma que: para recibir el 80% de los resultados obtenidos en el trabajo, la persona requiere de alrededor del 20% del tiempo total empleado. Esta estadística condicionada 80/20 opera en todos los ámbitos de la vida. Por ejemplo, se dice que el 20% de los delincuentes cometen el 80% de los crímenes, y que el 20% de los conductores son culpables en el 80% de los accidentes en que están involucrados.

Si sabes cómo utilizar correctamente el principio de Pareto, puede ser útil no solo en tu vida profesional, sino también en tu vida cotidiana. Es como un pequeño truco que pronostica un resultado esperado. Por ejemplo, si eres una persona sociable, entonces probablemente tienes muchos amigos. Piensa cuántas de esas personas realmente te ayudarán en ciertas situaciones. De hecho, es probable que solo el 20% de esas personas. Vale la pena tener en cuenta ese porcentaje para darle a la gente adecuada la atención adecuada, en lugar de centrarse en los amigos virtuales.

Si sigues el principio de Pareto, utiliza el 20% a hacer todas las cosas que no necesitan alcanzar un objetivo; por ejemplo, cuando llegues a trabajar por la mañana, tómate un tiempo para estar listo para trabajar, puedes hablar con colegas, beber tu café, y otras cosas que te ayuden a estar preparado. Así, obtendrás los resultados esperados en el 80% restante de tu tiempo.

2. Tres tareas principales

Actualmente, las personas todavía dependen de las listas de tareas para mantener las cosas organizadas. Aunque hemos evolucionado desde el uso del papel al uso de computadoras y teléfonos inteligentes, utilicemos las herramientas que sean, no servirán  de nada sin la acción. En este caso, todo lo que necesitas es una regla simple: cada mañana, tómate unos minutos para pensar y escribir las tres tareas más importantes del día.

Después, decide en que momento de tu día vas a enfocar  tus esfuerzos para  la implementación de dicha lista. ¿Quién necesita una gran cantidad de listas interminables de tareas que no será capaz de acabar en una semana o en un día? Céntrate en esas tres tareas principales, y después de que hayas terminado, puedes seguir adelante y hacer otra cosa. Este hábito simple pero potente puede realmente aumentar tu productividad en un periodo corto de tiempo.

3. La Filosofía ‘hacer menos’

En el mundo de hoy, la filosofía de “hacer menos” se ha vuelto muy popular. Diferentes teóricos ofrecen diferentes enfoques. Uno de ellos se basa en las prácticas místicas del budismo Zen, descritas por Mark Lesser en su libro “Less: Accomplishing More by Doing Less”.

Su manifiesto “menos” se inicia con disipar la creencia de que la reducción de la carga nos hace perezosos y es malo para la productividad. Al hacer menos, en realidad nos permitimos disfrutar plenamente de nuestros logros. El autor recomienda tomar algún tiempo para la meditación y “calmar la mente” en medio del proceso de trabajo. Con tomar 10 minutos sentado en tu silla respirando lenta y profundamente, puedes recargarte de energía para continuar enfocado en el trabajo.

Tal vez puedas alinear tu respiración en medio de la lectura y enviar correos electrónicos. Sería de gran ayuda aliviar el estrés y centrarte en un tema en particular que te conduce a encontrar el equilibrio perfecto. Todo esto te puede ayudar a averiguar qué actividades son más importantes.

4. La Técnica Pomodoro

La filosofía ‘hacer menos’ también incluye una gran cantidad de técnicas interesantes, como la “técnica del tomate”. Este método de gestión del tiempo fue desarrollado por Francesco Cirillo. Debe su nombre a la forma de reloj de cocina de un tomate que Cirillo utilizó originalmente.

La técnica se basa en el principio de trabajar en una tarea en particular durante 25 minutos sin interrupción. Después de ese tiempo, definitivamente debes tomar un descanso.

Pero, ¿cómo funciona realmente? A partir de tu lista de tareas, te debes centrar en las tareas de alta prioridad. Después, pon a funcionar el temporizador durante 25 minutos en los cuales debes trabajar sin que nada te distraiga, hasta que escuches la señal de que finalizó el temporizador. Cada periodo de 25 minutos de tiempo se denomina “pomodoro”.

Descansa 5 minutos e inicia de nuevo el temporizador. Por cada cuatro pomodoros, toma descansos más largos de 10 a 15 minutos. Si la tarea tarda más de cinco ‘pomodoros’, puedes dividirlo en varias partes.

5. El mito de la multitarea

La multitarea no nos hace más productivos, es uno de los mayores mitos en estos días. De hecho, dividir nuestra atención tiene un impacto negativo en la productividad, la concentración y la energía.

“Para las tareas que no son complicadas, no importa lo bueno que seas haciendo multitareas, lo vas a resentir en tu rendimiento. Va a ser peor en comparación a si estuvieras realmente concentrado de principio a fin en una tarea”, dice David Meyer, científico de la Universidad de Michigan.

La multitarea puede ser posible solo en dos casos. El primero es cuando estás haciendo algo que es de alguna manera automático, por ejemplo, caminar y hablar al mismo tiempo. La otra situación en la que es posible realizar múltiples tareas es cuando se trata de diferentes tipos de procesamiento del cerebro, por ejemplo, leer y escuchar música clásica. Pero si la música contiene alguna letra en ella, sería imposible hacer estas dos tareas a la vez, porque ambos activan el centro del lenguaje del cerebro.

6. Dieta baja en Información

En estos días, conseguir una sobrecarga de datos es tan fácil como conseguir un golpe de calor en medio del Sahara,  incluso los síntomas son similares: la alteración del sueño, la atención distraída, y la reacción diferida. Nuestro cerebro está sobrecargado con todo el ruido que trae la información. En este mundo moderno, la gente está en búsqueda de noticias constantemente, cuando la verdad está a nuestro alrededor.

En este caso, Timothy Ferriss, autor del libro The 4-Hour Workweek: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich, recomienda tomar una “dieta baja en información”. ¿Realmente necesitas todos los correos electrónicos, blogs, periódicos y revistas que lees todos los días? ¿De verdad es necesario invertir tanto tiempo para entrar al servicio de noticias, checar Facebook o ver la televisión?

Elimina toda la información inútil que puedas, por lo menos durante una semana, y verás cómo ayuda a tu productividad.

7. Tener un horario

Pregunta a cualquier persona de éxito a qué hora se despierta y lo más probable es que sea un madrugador. Es muy simple: no hay muchas distracciones en la mañana, lo que ayuda a una persona a concentrarse en sus prioridades. Despertarse temprano por la mañana es uno de los factores de vivir con un horario.

Durante el día, hay tiempo para descansar y tiempo para trabajar. Existen estrictos límites y la comprensión de esto te ayuda a mantener tu productividad. Comienza con tratar de apagar la computadora en el momento señalado, ya que necesitas descansar para ser productivo.

La ley de Parkinson afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”, lo que significa que, si una persona tiene que escribir una carta de una semana, le tomará una semana escribir la carta. Sobre todo, si es algo que no le gusta o no quiere hacer. La gente tiende a posponer las cosas y jugar tanto tiempo como le sea posible. Pero tener horarios estrictos para cada tarea te pondrán en el camino correcto para cumplir los plazos perfectamente. Una fecha límite que tienes miedo de no cumplir, es una gran motivación.

Oscar Castro Rosso – Market Global (Fuente: Ivette de Jacobis. Directora de Espiral Positiva y Consultora de bienestar emocional, dedicada a crear culturas de trabajo inteligentes y constructivas, implementando nuevos hábitos, sistemas de trabajo y patrones de pensamiento, que mejoren los resultados de la empresa y la calidad de vida de sus colaboradores.)

En años recientes, el trabajo se ha vuelto infinitamente más complejo.

Las innovaciones tecnológicas han dado paso a unas jornadas profesionales interminables y unas crecientes expectativas. Nuestras asignaciones se han vuelto más colaborativas, requieren una mayor coordinación, más teleconferencias y reuniones. Ahora nos enfrentamos a un aluvión sin fin de distracciones, desde las vibraciones y alertas de nuestros celulares hasta las noticias de última hora y vídeos virales que nos esperan en nuestras mesas.

Ahora, más que nunca, necesitamos estrategias para ser productivos. Pero, ¿dónde empezar?

Este año, como parte de una cumbre digital, invité a 26 escritores de éxito especializados en ciencia y productividad a que compartiesen sus observaciones para lograr una altísima productividad. Aquí detallo nueve temas generales que encapsulan sus consejos para navegar un paisaje informacional de aceleración rápida y lograr un rendimiento óptimo en el trabajo.

1. Aduéñese de su tiempo. Nuestro trabajo más satisfactorio se produce cuando trabajamos en proyectos que hemos iniciado nosotros mismos. Muchos sabemos esto de forma intuitiva, pero seguimos permitiéndonos dedicar la mayor parte los días a responder a las peticiones de los demás.

Muchos de los expertos a los que entrevisté creen que los que mejor rinden toman medidas para asegurarse de mantener un ratio favorable entre el trabajo más propio y el ajeno. Tom Rath, autor de Are You Fully Charged?, recomienda bloquear tiempo para trabajar lejos del correo electrónico, con el móvil programado para que sólo suene en caso de llamar determinados contactos y resistirse a revisar la bandeja de entrada a primera hora de la mañana hasta haber terminado al menos una tarea importante.

2. Reconozca el hecho de estar ocupadísimo como una falta de concentración. Experimentamos una exitación de satisfacción cuando tenemos demasiado trabajo: nos sentimos necesitados, desafiados y hasta productivos. Y sin embargo esa experiencia placentera es una ilusión. Nos roba concentración y nos impide hacer progresos en el trabajo que más importa.

La socióloga Christine Carter, una experta del Centro de Ciencia para el Bien Mayor de la Universidad de California en Berkeley (EEUU), lo expresa así: «El hecho de estar ocupadísimo no representa un marcador de inteligencia, importancia ni éxito. Llevado al extremo, es mucho más probable que sea un marcador de conformidad, o falta de poder o miedo». En lugar de considerar el hecho de estar ocupadísimo como señal de importancia, los que mejor rinden lo interpretan como un indicio de energías mal gastadas.

3. Cuestione el mito del «trabajador ideal». Demasiados creemos que un «trabajador ideal» es uno que trabaja constantemente, pero existen pruebas determinantes de lo contrario. Ser productivo requiere el reconocimiento de que no se puede trabajar durante períodos prolongados de tiempo y mantener un alto grado de productividad. Como humanos, tenemos una capacidad limitada de atención dedicada. Y a pesar de esto, como señala la periodista y autora del libro éxito de ventas Overwhelmed, Brigid Schulte, nos han seducido con la idea de que si simplemente nos esforzamos más y trabajamos más horas, podemos lograr cualquier cosa.

Los que mejor rinden adoptan un enfoque distinto. Reconocen y honran sus limitaciones físicas al hacer suficiente ejercicio y dormir lo suficiente, realizar una rotación de ráfagas de 90 minutos de trabajo concentrado con pequeños descansos reconstituyentes, y tomarse un tiempo para desconectarse del correo electrónico durante alguna parte de sus horas valle.

4. Deje tareas importantes incompletas de forma intencionada. A menudo nos apresuramos a terminar las asignaciones rápidamente para poder avanzar a la siguiente tarea de la lista. Pero el profesor de la Universidad de Wharton (EEUU) y psicólogo Adam Grant cree que resistirse a este impulso nos puede hacer más productivos.

Grant recuerda: «Antes me sentaba a escribir y no quería levantarme hasta terminar con un capítulo o argumento. Ahora, dejo frases colgadas en medio del texto a propósito y me levanto a hacer otra cosa. Lo que encuentro al volver es que no me queda mucho trabajo para terminar la frase, y ahora también tengo un montón de ideas acerca de hacia dónde llevar el texto después». (Nota: Hemingway también empleaba la misma estrategia).

De lo que se aprovechan tanto Grant como Hemingway es de la tendencia humana de rumiar frente a las tareas incompletas, lo que se conoce como el Efecto Zeigarnick. Si uno empieza un proyecto y lo deja sin terminar, es probable que piense en él con más frecuencia que después de terminarlo.

En lugar de intentar completar tareas importantes de una sentada, intente dejarlas incompletas. Hacerlo le ayudará a seguir pensando en su trabajo desde diferentes entornos y, de paso, le posicionará para descubrir soluciones creativas.

5. Adquiera el hábito de tomar algo de distancia. En una economía de conocimientos, la productividad requiere más que la perseverancia. Necesita estrategia y la resolución de problemas. Las investigaciones indican claramente que resulta más probable que encontremos ideas revolucionarias cuando nos distanciamos temporalmente de la rutina diaria. Por eso, las mejores soluciones se revelan cuando entramos a la ducha, salimos a correr o nos vamos de vacaciones. Los que mejor rinden consideran el tiempo libre no como una productividad estancada sino como una inversión en su futuro rendimiento.

6. Ayude a otros de forma estratégica. Los mejores profesionales, argumenta Grant en su libro de 2013 Give and Take, tienden a ser «donantes», aquellos que disfrutan ayudando a los demás sin esperar algo a cambio. Mientras que dar desde luego le puede ayudar a triunfar, los datos de Grant también revelan que ayudar a todos con todo equivale una receta para el desastre.

Así que, ¿cómo hacerlo bien? Los que mejor rinden, argumenta Grant, evitan decir que sí a cada oportunidad de ayudar. En su lugar, se especializan en una o dos formas de ayudar de las que realmente disfruten y en las que se destaquen especialmente.

7. Tenga un plan para decir que no. Cuantos más compromisos asumamos, más probabilidades tendremos de experimentar lo que el autor y consultor Rory Vaden llama «la dilución de prioridades». Esto se produce cuando la propia cantidad de obligaciones con las que nos hemos comprometido nos impide hacer el trabajo más importante.

Un método de contrarrestar la dilución de prioridades incluye disponer de una estrategia para decir que no por adelantado, para que no tenga que parar a pensar en cómo expresar su negativa cada vez que necesita rechazar una petición. Cree una plantilla de correo electrónico o redacte un guión que podrá utilizar cuando conteste en persona.

Cuando lidie con un jefe que le pida asumir más de lo que resulta razonable, piense fuera del paradigma del sí/no. El consultor y escritor Greg McKeown recomienda mantener una conversación con su jefe y enumerar todos los proyectos en los que actualmente está trabajando. Indique qué tareas le parecen prioritarias e invite a su jefe a compartir su opinión. Es una forma de señalar las limitaciones que sufre sin llegar a formular la palabra «no».

8. Haga medibles los comportamientos importantes. Para progresar hacia la consecución de cualquier meta, es útil rastrear nuestros propios comportamientos. La autora de éxito Gretchen Rubin, una experta en la felicidad y los hábitos, cree que la monitorización representa una de las claves de los cambios de comportamiento, y afirma. «Si quiere comer más sano, mantenga un diario alimentario. Si quiere hacer más ejercicio, utilice un contador de pasos. Si quiere ceñirse a un presupuesto, rastree sus gastos».

Marshall Goldsmith, el conocido mentor de CEO, está de acuerdo. Cada noche, repasa una hoja de cálculo de 40 líneas que incluye cada comportamiento importante que espera alcanzar. Entre ellos: el número de palabras que ha escrito, la distancia andada y el número de cosas bonitas que les ha dicho a su mujer, hija y nietos.

9. Haga hoy las cosas que harán que disponga de más tiempo mañana. Un último tema que emergió es que los que mejor rinden siempre buscan formas de automatizar o delegar actividades que no representan un buen uso de su tiempo. Vaden sugiere que nos preguntemos: «¿Cómo puedo emplear mi tiempo hoy de manera que crearán más tiempo mañana?» Evaluar su lista de tareas con esta lente hará que resulte más fácil comprometerse con actividades que no son agradables de inmediato, como domiciliar un pago o crear una guía práctica para otros miembros de su equipo para ayudarse a delegar las tareas repetitivas más fácilmente.

Todas estas sugerencias son útiles de forma individual, pero también señalan una importante tendencia. Durante la década de 1990, ser productivo requirió sobre todo una buena gestión del tiempo. Diez años después, la llegada de los correos electrónicos dio paso a una jornada laboral y una productividad alargadas que requieren que gestionemos nuestras energías, no sólo nuestro tiempo.

Durante los últimos años, nos hemos adentrado en una nueva era en la que gestionar las energías y el tiempo no basta. Hoy, la magnitud de información que nos ataca de todas las direcciones ha superado nuestra capacidad de consumo. No importa cuánto tiempo y energía tenga a su disposición, no puede ser productivo sin llegar a dominar el arte de la gestión de la atención.

Resistirse a la seducción de estar ocupadísimo, tener un plan para decir que no, mantener el foco de atención en las metas autodirigidas que sólo usted puede lograr, estas son las destrezas que necesitamos cultivar en nosotros mismos para triunfar, tanto en el trabajo como en la vida.

Ron Friedman es el organizador de la Cumbre del Máximo Rendimiento Profesional. También es autor de ‘The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace’.